Как я организовываю свои дела

Написано: 10.12.2015

Задачу приведения своих дел в порядок и управления временем я поставил перед собой много лет назад. Легко вести дела, когда ты работаешь токарем на заводе и ездишь отдыхать по путёвке в Крым и в телевизор. Но как всё успеть, если жизнь складывается иначе.

Когда количество проектов становится больше пяти, и тебе приходится решать задачи от настройки сервера и вёрстки газеты до сдачи бухгалтерского баланса и проектирования веб-сервисов, без системы становится не просто сложно работать, но и держать всё это в голове.

С тех пор моя система управления временем прошла несколько этапов, подбирались инструменты, корректировались правила. В последнее время она практически не меняется, поэтому пришла пора поделиться методикой с читателями. Хотя сейчас это скорее система управления задачами.

Управление временем по-старому

Прежде я какое-то время использовал лист А4 на столе, куда записывал все дела и вычёркивал их по выполнении. Одно время даже отправлял сам себе письма. Каждое письмо, таким образом, становилось делом. Дело сделано — письмо можно удалить.  Весьма глупая, признаться, затея.

Потом я составлял планы на неделю, примерно прикидывая хронометраж и раскидывая их по дням недели в Гугл.Календаре.

Моя неделя выглядела примерно так

Распланированная неделя в Гугл.Календаре
Распланированная неделя в Гугл.Календаре

Это хорошая диаграмма, если ты маркетолог или начальник, которому нужно загрузить подчинённых. На деле такой подход создаёт только иллюзию занятости и вносит дополнительный хаос. Срываясь, по разным причинам, одно мероприятие ломает всю сетку.

Я пытался создавать страховые «карманы» («буфер»), но это спасало слабо. Слитые дела приходилось переносить дальше, напряжение росло, к концу недели график выглядел значительно хуже. В воскресенье вечером я садился и раскидывал накопившиеся дела на будущую неделю, и ситуация повторялась.

График в Гугл.Календаре к концу недели
График в Гугл.Календаре к концу недели

В конце концов этой системе пришлось эволюционировать. Важным решением было планировать дела на день, но не привязывать их к времени.

Тайм-менеджмент по-новому

Моя сегодняшняя методика во многом перекликается с методикой Getting Things Done, ставшей популярной в последнее время. Но дошёл я до неё скорее сам, поэтому и знаменитую книгу Дэвида Аллена я бросил читать на первой трети.

Важной частью организации рабочего процесса являются два дополнительных правила.

— я не читаю, не смотрю, не слушаю новости. Для меня это не только гигиена, это и правило тайм-менеджмента.

— я перевожу телефон в режим «Не беспокоить» с 19 до 10 часов.

Omnifocus

В качестве программы управления делами я выбрал заточенный под Apple Omnifocus.

OmniFocus 2
Developer: От The Omni Group
Price: 2 990 р.*
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot

У меня есть версия для MacOS, использую в основном её. Установленный (и купленный за $40) Omnifocus для iPhone практически не использую.

OmniFocus 2
Price: Free*
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot
  • OmniFocus 2 Screenshot

У Omnifocus есть несколько аналогов — ThingsWunderlist (подходит и для Android и Windows, есть бесплатная версия).

Инбокс

Краеугольным камнем методики является инбокс. Инбокс — это то место, которое собирает все ваши дела, планы и мысли. Инбоксом может быть что угодно. У большинства людей ещё лет 10-15 назад это был ежедневник или планнинг на стол. Ежедневниками я никогда не любил пользоваться никогда, да и планнинги тоже уже вышли из моды.

Задача инбокса — освободить ресурсы человека. Вам не нужно держать в голове никакие задачи, кроме текущей. Нет необходимости писать что-то на липких листочках, ставить крестики на руке, накручивать себя по поводу того, где найти деньги на кредит, который платить в конце месяца. Все задачи — в инбоксе. Туда же отправляются идеи и мысли, которые тоже могут стать задачами.

Правило #1. Инбокс должен быть только один

Из этого правила есть следствия

Ничего лишнего в почте

Уже почти год я придерживаюсь техники пустого инбокса в части электронной почты. В воскресенье вечером я всегда полностью очищаю почтовый ящик. Письма являются теперь только письмами. На письма я либо отвечаю, либо превращаю их в задачи.

Никаких задач по телефону

Достаточно сложное для некоторых контрагентов правило. Всегда легко взять трубку (в одной компании даже запрограммировали клавишу на мой сотовый), но я упорно не принимаю задачи по телефону.

  • телефонный разговор нельзя прочитать ещё раз
  • телефонный звонок сложно конвертировать в Задачу
  • я могу ехать за рулём и забыть о задаче
  • в половине случаев, после звонка по телефону вообще не нужно ничего делать. Человек это понимает только, когда начнёт описывать задачу в письме.

На этапе помещения задачи в инбокс нет разницы какого она объёма, характера, срока выполнения и качества оформления. Вы просто помещаете в инбокс всё подряд.

Есть три пути задаче попасть в мой инбокс:

  • Вы можете поставить её в системе управления задачами, которую я сделал для своих клиентов
Система управления задачами
Система управления задачами
  • Вы можете отправить мне письмо (я либо отвечу на него, либо перешлю на специальный адрес, чтобы оно попало в инбокс)
  • Я могу записать задачу себе сам

Для записи задач в инбокс я использую простенькую программу для iPhone Note

Squarespace Note
Price: Free
  • Squarespace Note Screenshot
  • Squarespace Note Screenshot
  • Squarespace Note Screenshot
  • Squarespace Note Screenshot
  • Squarespace Note Screenshot
  • Squarespace Note Screenshot
  • Squarespace Note Screenshot

Я просто печатаю текст, потом делаю слайд вверх и письмо отправляется по специальному адресу, сохраняясь при этом в моём инбоксе.

Правило #2. Инбокс нужно разбирать

Следующим этапом (первой задачей системы) является разбор инбокса. В куче информации и планов нет никакого смысла, поэтому раз в день (утром или вечером) инбокс необходимо разбирать.

Omnifocus, как, уверен, и аналоги, позволяет делать повторяющиеся задачи.

Задаче присваивается Проект (в данном случае Блог), Контекст (Дом), срок выполнения, флаг важности

Инбокс Omnifocus
Инбокс Omnifocus

Правило #3. Не планируйте поминутно

Если у задачи пока нельзя определить срок выполнения (это любые задачи, которые нет нужды закрыть в течение этой недели), то срок выполнения не обозначаем.

Контекст — достаточно субъективная категория. У меня есть контексты: Офис (нужно сделать в офисе), Дом (можно сделать дома), Копирайтинг (написание новостей, статей, публикация фотографий), Лягушка (большое дело, за которое не хочется браться), Рутина (периодические несложные задачи) и т.п.

Среди рутинных проектов есть:

  • разобрать по субботам фотографии с телефона (сами фотографии автоматически выгружаются на компьютер),
  • протегировать фотографии в домашнем архиве за июль 2008 года (каждую неделю я разбираю 1 месяц),
  • проверить бэкапы серверов,
  • зарядить powerbank
  • заплатить девушке, которая наполняет openkemerovo.ru,
  • положить деньги на карту для АЗС,
  • очистить почтовый ящик,
  • передать показания счётчика воды в ТСЖ,
  • и даже побриться.

Проектом является любой долгосрочный проект. Привязывать задачи к проекту необходимо по двум причинам. Во-первых, это позволяет их группировать, во-вторых, каждый проект необходимо просматривать (иначе задачи рискуют остаться там навсегда).

Правило #4. Проектам нужно ревью

Каждый день недели я просматриваю ряд проектов, у которых подошёл срок review, отбираю задачи, которые готов решать, ставлю им срок.

Список проектов
Список проектов

Правило #5. Запланировал — сделай

К счастью, я не робот, и факапы случаются. Бывает, я сливаю задачу в нужный день, тогда она отмечается красным. К примеру, в прошлую субботу я планировал поменять лампочку подсветки номера на машине, но так пока и не поменял.

Таким образом, моё утро выглядит примерно так:

  • В Инбоксе я разбрасываю накопившиеся за вчерашний день задачи по проектам, присваивая им сроки, где это необходимо.
  • В Обзоре проектов я присваиваю задачам, которыми готов заняться в ближайшие два-три дня сроки выполнения.
  • Затем я перехожу в Прогноз, где меня ждёт список задач на сегодня, включающий в себя список задач, которым был обозначен срок выполнения сегодня и повторяющихся задач.

Этот список будет у меня перед глазами целый день

Прогноз дел на завтра
Прогноз дел на завтра

Не могу сказать, что описанный метод — панацея. Я по-прежнему, порой (значительно реже), не выполняю Задачи в срок. По-прежнему, приходится вставлять ОЧЕНЬ СРОЧНЫЕ ЗАДАЧИ в Сегодня.

Уверен лишь в одном, ни одна задача при моём подходе не теряется. Благодаря отсутствию необходимости держать список дел в голове я могу посвятить больше времени и своих ресурсов работе, а, значит, работать с большим КПД, а в освободившееся время, к примеру, писать в блог.

comments powered by HyperComments
Расскажи друзьям
Как сохранить фотографии с телефона? — Дневник наблюдений
2016-12-12 14:23:33
[…] компьютер. Я это делаю раз в месяц, для этого у меня создана задача в OmniFocus. Это несложно. Всё, что вам нужно — вырезать […]
Если вы заметили ошибку, выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter. Я её обязательно исправлю.