Zero Inbox

Написано: 26.01.2014

К достижению вчерашнего дня я шёл долгие годы. У многих получается пройти этот путь быстрее, кто-то идёт к нему всю жизнь, а большинство, кажется, вовсе не понимает этой дороги.

Вчера добился в своей почте так называемого Zero Inbox. Почтовый ящик долгое время я использовал не только по прямому назначению, но и как список задач. Большинство заказчиков и сотрудников знало об этом. По этой причине в почтовом ящике всегда оставались около 200 писем с задачами разной степени срочности, а то и вовсе какими-то заметками, которые должны стать катализатором чего-то большего. Я даже писал письма сам себе в качестве напоминаний.

Приятная картинка в Airmail, который я использую на Mac
Приятная картинка в Airmail, который я использую на Mac
Фокус внимания постоянно рассеивался, важное письмо могло выпасть из внимания на неделю, что лишь усиливало в конечном счёте тревогу.

По статистике, в декабре прошлого года я написал 120 писем для 40 человек, получил 1529 от 346.

Неспешные шаги по упорядочению работы с почтой я начал предпринимать ещё около года назад.

Статистику использования сервисов Google рассылает ежемесячно
Статистику использования сервисов Google рассылает ежемесячно

Для оптимизации взаимодействия с клиентами была написана тикетная система, которую я уже упоминал в посте про закат электронной почты. Настало время остальных писем.

Почтовый ящик maxim@shipachev.ru размещён на Google, который отлично фильтрует почту, поэтому проблема спама не стояла. Следующим моментом стала система фильтров и правил сортировки.

Я честно отписывался через ссылку от тех рассылок, которые имели такую возможность. Если такой возможности рассылки не предоставляли, настраивал фильтрацию. «Действия: Пропустить входящие, Удалить».

Интерфейс в настройках почту Google не слишком дружелюбен, поэтому пара советов. Чтобы не запутаться в фильтрах, их лучше объединять по действию, а условия разделять оператором OR.

Надеюсь, тут нет твоего адреса, а то неловко выйдет
Надеюсь, тут нет твоего адреса, а то неловко выйдет

К слову, длина условия в фильтре в почте Google ограничена, кажется, 1500 знаков, один фильтр таким образом получается применить примерно для 60 адресов.

Под следующий фильтр попали письма, которые иногда стоит читать, но немедленно уделять им внимание точно не стоит. Такие письма не попадали во Входящие, но не удалялись, а получали ярлык Weekly. Их я просматриваю еженедельно, по субботам.

Отдельной группой стали релизы компаний, которые стали пересылаться на другой ящик, доступный журналистам.
Письма, содержащие задачи теперь не болтаются в почтовом ящике, а в соответствии с методикой GTD становятся задачами, но о методике в следующий раз.

Прошли времена почтовых ящиков с ограничением в 5 мегабайт, тот же Google предоставляет уже 15Gb под почту, а в реальности почтовая почта уже давно стала безлимитной (если только ты не работаешь в организации, где IT отдел тоже должен за что-то получать зарплату).

Несмотря на это отсутствие ограничения — порядок в делах всё ещё остаётся залогом душевного равновесия, буду продолжать к этому порядку стремиться.

comments powered by HyperComments
Расскажи друзьям
Как я организовываю свои дела — Дневник наблюдений
2015-12-10 00:47:07
[…] Уже почти год я придерживаюсь техники пустого инбокса в части электронной почты. В воскресенье вечером я всегда полностью очищаю почтовый ящик. Письма являются теперь только письмами. На письма я либо отвечаю, либо превращаю их в задачи. […]
Если вы заметили ошибку, выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter. Я её обязательно исправлю.